Seriendruck Fortsetzung

Inhaltsverzeichnis
Zum ersten Teil der Abhandlung mit folgenden Themen
Einführung in Seriendruck: Quelldokument und Zieldokument
    Das Quelldokument
    Kleiner theorethischer Exkurs zu Quelldokumenten
    Word als Quelldokument
    Das Zieldokument/ Hauptdokument
Grußformel und wenn..dann...sonst
Das Datumproblem bei Excel 2007 lösen
Internetabfragen von Tabellenwerten mit Excel 2007 mit Internet Explorer als Grundlage für das Dokument
Adressen von Thunderbird als Grundlage für Serienbrief - über Excel 2007 oder Word 2007 kein Problem!


Grußformel und wenn..dann...sonst


Abbildung 6 Grußzeilendialog


Quelle: wie Abb. 1, Thumbnail, bitte Anklicken!



Der Menüpunkt Grußzeile deckt bei einem Serienbrief in der Regel die Grußformel ab, es sei denn man trägt, wie der Sternenhimmelstuermer es tat, eine Firma als Nachname ein -:). Dann wird Sehr gehrte(r) Firma Fa Kluge ausgedruckt.

Also alles umgestalten?

Nein, es gibt eine Funktion, die alle Möglichkeiten abdeckt. Diese Funktion brauchen Sie auch immer, wenn die männliche oder weibliche Form innerhalb des Briefes erforderlich ist:

Abbildung 7 Wenn..dann..sonst...


Quelle: wie Abb. 1

Zu dem abgebildeten Dialogfeld kommen Sie über den Menüpunkt Regeln in Der Registerkarte Sendungen (Abbildung 5). Dort befindet sich im Dropdownmenü die Funktion Wenn..dann..sonst  
Der Sternenhimmelstuermer füllte die Formel aus. Bei Feldname ist wieder unsere Überschrift der Spalte gemeint. Die können Sie im Dropdownmenü aussuchen.

Im Feld Vergleich: kann gleich stehen bleiben. In Vergleichen mit: sind nun die Daten/Werte gemeint, die unter der Spaltenüberschrift stehen. In unserer Beispieldatei standen unter der Überschrift - dem Steuersatz -  Anrede: Frau, Herr und Fa.

Und jetzt kommt der klassische Dreisatz, den laut Pisastudie nicht alle beherrschen-:). Ich habe in das Feld Dann diesen Text einfügen:  Herr eingetragen. Ist der Kandidat also männlich, so wird Sehr geehrter eingefügt.

Die zweite Bedingung ergibt sich aus der Negation (dem nicht Zutreffen) der ersten Bedingung: Im Feld Sonst diesen Text einfügen: steht Sehr gehrte. Dieses deckt dann die Firma und weibliche Form ab, weil bei diesen eben nicht Herr steht und damit diese Spezies zu den sonstigen Text gehört.

Mit ein wenig Kreativität und wider der Pisastudie sollten Sie nun in der Lage sein ihre eigenen Dreisätze zu bilden. Nutzen Sie dazu die vielfältigen Möglichkeiten im Dropdownmenü vom Feld Vergleich:

Anmerkung: Die Feldfunktion wird auf der Version des Sternenhimmelstürmers nicht wirklich im Text im Hauptdokument hervorgehoben, funktioniert aber!




Das Datumproblem bei Excel 2007 lösen

Der Lieblingsbug des Sternenhimmelstuermers  ist das Problem mit der nicht korrekten Datumsübernahme von Word aus Excel. Das soll angeblich schon in einem Update von Office behoben worden sein - nur sämtliche PC's an denen der Sternenhimmelstuermer arbeitet, scheinen das im wahrsten Sinne nicht mitbekommen zu haben. Wie dem auch sei - das Datum wird in der amerikanischen Schreibweise übernommen:

Es gibt drei Möglichkeiten das Problem adäquat zu lösen. Die ersten zwei sind dabei zu empfehlen:

1.

a) Im Hauptdokument direkt im Seriendruckfeld, z. B. mit der Feldnamenüberschrift Geburtsdatum, mit der rechten Maustaste <<Geburtsdatum>> anklicken. Das Eigenschaftsmenü öffnet sich.

b) Feldfunktionen ein/aus wählen, ein Dialogfenster öffnet sich.

c) den Text {MERGEFIELDGeburtsdatum} in {MERGEFIELDGeburtsdatum\@dd.MM.YY} umändern. Natürlich steht bei Ihnen nicht unbeding Geburtsdatum - das ist nur der Feldname des Steuersatze.

d) Dann wieder Feldfunktion ein/aus bestätigen. Das war es auch schon. Im Vorschaumodus können Sie nun das Ergebnis umgehend bewundern.

2.

Bei der Übernahme der Daten DDE auswählen. Wenn Sie mehrere Geburtsdaten haben, der Königsweg.

a) Sie gehen im Hauptdokument über den Officebutton, rechts unten auf den Button Wordoptionen.

b) Dann wählen Sie auf der linken Seite erweitert und scrollen auf der rechten Seite bis zu Allgemein.

c) Setzen Sie ein Häkchen bei Dateikonvertierung beim Öffnen bestätigen und bestätigen mit dem O.K.-Button.

d) verlassen Sie das Menü und gehen Sie wieder in die Registerkarte Sendungen

e) Dann importieren Sie wie gewöhnlich über das Icon Empfänger auswählen und dort im Dropdownmenü aus einer vorhandenen Liste die Datenquelle.

f) Im nun sich öffnenden Dialogfenster nach der Auswahl der Quelldatei wählen Sie MS-Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.XLS).

g) Falls die o. a. Auswahl nicht angezeigt werden sollte, so setzen Sie links unten alle anzeigen.

h) Die Daten werden nach dieser Auswahl nun in der richtigen Form importiert!

Abbildung 8: Problem beim Import vom Datum in Word 2007 aus Excel.


Quelle: wie Abb. 1 durch Anklicken wird Grafik vergrößert!

3. Das Quelldokument ändern

Diese Methode ist arbeitsintensiv und nach Vorstellung der vorherigen Methoden einfach nur unnötig. Da sich der Sternenhimmelstuermer lange Zeit mit dieser Methode durchquälte, zur Erinnerung eine ausführliche Beschreibung.
 
An das o. a. Dialogfeld kommen Sie über die Registerkarte Senden, Menüpunkt: Empfängerliste bearbeiten (Abb 3 - dort noch leicht blass bzw. inaktiv).

Die Lösung des Problems: Wir öffnen nochmal unser Quelldokument:

fx	=TEXT(D2;"TT.MM.JJJJ")
	A	B	C	D
1	Name	Vorname	Geburtsdatdeutsch	Geburtsdatum
2	Meyer	Manfred	20.02.1971	20.02.1971
3	Miller	Luise	03.03.1982	03.03.1982
4	Fa. Kluge		Die Formel wurde durch herabziehen kopiert!
Erklärung: Mit der Formel in Rot wird das Datum in die o. a. Textform gebracht. Sie löschen natürlich nicht die Anredespalte, wie es der Sternenhimmelstürmer tat, sondern fügen eine neue Spalte mit irgendeiner Spaltenüberschrift ein, die sich natürlich mindestens um einen Buchstaben von den anderen Spaltenüberschriften unterscheidet. Dann gehen Sie in die erste Zeile unter der Überschrift. Dort markieren Sie die Zelle und geben die o. a. Formel ein. Die Formel gelesen würde heißen: Nimm den Inhalt von D2 als Text in der Form Tag.Monat.Jahr. D2 muß also angepasst werden an die Zelle, wo Ihr Datum steht. Das Ganze hat einen relativen Bezug, also kann die Formel durch Herabziehen des kleinen Anfassers rechts unten bis ans Ende der Formel kopiert werden. Vorsicht! Steht kein Datum in einer Zelle wie bei der Fa. Kluge, kommt innerhalb dieser Zelle eine Fehlermeldung. Also ist eine Nachkorrektuer erforderlich. Probleme mit Excel? Vielleicht hilft diese Abhandlung des Sternenhimmelstuermers ja weiter!

Als nächstes fügen Sie im Zieldokument/Hauptdokument die neue Spaltenüberschrift ein und ignorieren die alte Überschrift.


Internetabfragen von Tabellenwerten mit Excel 2007 mit Internet Explorer als Grundlage für das Dokument

Für Intranetuser und Homepagebesitzer mit Stammkundschaft und oft wechselnden Tabellenwerten kann dieser Hinweis hilfreich sein. Es ist nämlich möglich ohne irgendwelche Brücken (PHP, Datenbanken und so ein gedönst) Excel 2007 als Datenquelle für den Seriendruck zu verwenden und die Daten bei Bedarf zu aktualisieren.

Der Sternenhimmelstuermer beschreibt hier den einfachsten Weg. Andere Varianten sind möglich.

Dazu erstellt der ambitionierte Webmaster vorzugsweise mit Excel eine Datei und wählt im Officemenü den Punkt Speichern unter und im folgenden Dialog unter Dateityp Webseite (*.htm, *.html). Der Königsweg wäre natürlich XML - Dazu müssen Sie jedoch ein weiteres Plugin installieren und XML-Kenntnisse haben - das führt hier zu weit.

Beim Hochladen müssen Sie die entstandene HTM-Seite und den zugehörigen Ordner, der ungefähr die Dateien filelist.xml, sheet001.htm, sheet002, sheetoo3.htm (also die einzelnen Tabellenseiten), stylesheet.css und tabstrip.htm enthält, zusammen im selben Verzeichnis der Homepage ablegen.

Fertig sieht das dann so wie in dieser Probetabelle aus, die Sie nicht herunterladen brauchen - da  wir Sie mit Excel über den Internet Explorer einlesen werden.

Es geht dann über den Internet Explorer über das Kontextmenü, in dem der Eintrag  Nach Microsoft Excel exportieren steht - so weit Sie Excel 2007 installiert haben.



Dazu müssen Sie auf einem freien Feld der Seite das Kontextmenü mit einem rechten Mausklick öffnen und den o. a. Menüpunkt auswählen.
Dann öffnet sich dieses Dialogfeld:




Es geht natürlich auch fakultativ über Excel direkt: Registerkarte Daten und dann links den Punkt Aus dem Web. Dort können Sie direkt die Internetadresse (URL) eingeben. Der Sternenhimelstuermer zieht den Weg über den Internet Explorer vor - da sich die Auswahl ja meist aus dem Surfen ergibt.

Die Auswahl erfolgt dann über den kleinen gelben Pfeil. Danach ist "business as usual" angesagt. Sie können in weiteren Zellen Formeln mit relativen oder absoluten Bezügen eingeben.

Die Aktualisierung geht über alle aktualisieren. Unter den danebenliegenden Punkt Eigenschaften können Sie auch individuelle Aktualisierungsintervalle festlegen, damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind.

Sicherlich fagen sich einige User, ob das nur über mit der in Excel erstellten Tabellen geht. Nein, im Prinzip ist jede Tabelle möglich. Der Sternenhimmelstuermer zitiert hier aus der Excelhilfe 2007 unter dem Suchbegriff neue Webabfrage steht eindeutig:

"Hinweis:  

Sie können auch eine beliebige HTML (HTML: Die standardmäßig für Dokumente im World Wide Web verwendete Programmiersprache. In HTML wird mithilfe von Tags angegeben, wie Elemente einer Seite (Text oder Grafiken) in Webbrowsern angezeigt werden sollen und wie auf Benutzereingaben reagiert werden soll.)-Datei, MHTML (Webseite in einer Datei (MHTML): Ein im MHTML-Format gespeichertes HTML-Dokument, das Inlinegrafiken, Applets, verknüpfte Dokumente und andere unterstützende Elemente enthält, auf die das Dokument verweist.)-Datei oder wohlgeformte XML (Extensible Markup Language (XML): Eine komprimierte Form der Standard Generalized Markup Language (SGML), mit deren Hilfe Entwickler benutzerdefinierte Tags erstellen können, die eine flexible Organisation und Präsentation von Informationen ermöglichen.)-Datei in Excel öffnen. Wenn Sie eine HTML- oder MHTML-Datei öffnen, erhalten Sie die gesamte Webseite, verlieren aber möglicherweise einige Formatierungen, Skripts, Bilddateien (nur HTML) oder Listen mit Daten in einer einzelnen Zelle. Wenn Sie eine XML-Datei öffnen, haben Sie die Möglichkeit, eine oder mehrere referenzierte Stylesheets (XML-Stylesheet: Enthält Formatierungsregeln, die auf eine XML-Datei angewendet werden, welche auf das Stylesheet Bezug nimmt. Das Standardregelsystem für XML-Stylesheets ist XSL (Extensible Style Language).) anzuwenden. In beiden Fällen können die Daten nicht aktualisiert werden."

Was eine wohlgeformte XML-Datei ist, soll uns erstmal nicht interessieren.

Warum schlägt der Sternenhimmelstuermer dann den Weg über eine Excel-HTM-Seite vor?

Ist einfach und der Erfolg ist garantiert.

Webmaster sind aufgefordert ein wenig zu experimentieren. Es ist aber eben auch für den Laien möglich, Tabellen mit wechselnden Inhalt ins Netz zu stellen.

Davon gibt es nach Ansicht des Sternenhimmelstuermers viel zu wenig und immer nur Aktienkurse zu aktualisieren ist nicht gerade sonderlich prickelnd.

Weiterer Tipp: Keine Superformatierungen, sondern nur blanke Daten/Werte. Alles andere ist gerade bei größeren Tabellen ziemlich sinnlos. Ist natürlich wie immer Geschmackssache und ein wenig Unterschied, wo Ihre Zielgruppe liegt...


Adressen von Thunderbird als Grundlage für Serienbrief - über Excel/Word 2007 kein Problem!

In Word 2007 ist es für absolute Microsoft Corporations-Jünger möglich über die Registerkarte Sendungen, Empfänger auswählen und dort im Dropdownmenü aus Outlook_kontakten auswählen eine Liste (Tabelle) mit den Kontaktdaten von Outlook einzulesen. Outlook ist hier das Quelldokument und Word bzw. Excel das Zieldokument bzw. Hauptdokument.

Mit Thunderbird müssen Sie erst eine kleine Brücke bauen. Wenn Sie die vorherigen Artikel gelesen haben, dann ist die Lösung des Problems für Sie einfach nachvollziehbar:

Quelldokumente sind Tabellen mit Überschriften über jeder Spalte. Die Überschriften der Spalten sind später die Namen der Seriendruckfelder, die im Zieldokument/ Hauptdokument verwendet werden können. Die weiteren Reihen des Quelldokumentes entsprechen jeweils einem  Seriendruckdokument mit den jeweilig eingetragenen Daten und Werten im Hauptdokument. Jeder Wert aus einer Spalte einer Reihe entspricht dabei einen Eintrag in einem Seriendruckdokument.

Mit diesem Wissen bleibt nun die Frage offen, wie man aus Thunderbird die Adressen in eine solche Tabelle bringt. Jetzt also wieder Learning by doing:

1. Öffnen Sie Thunderbird, wählen Sie Adressbuch und dann persönliches Adressbuch. Nun markieren Sie einen belibigen Kontakt und drücken STRG A

2. Danach gehen Sie im Menü auf Extras und danach im aufklappenden Dropdownmenü auf Daten Exportieren.

3. Im nun folgenden Speicherdialogfenster (Adressbuch exportieren) gehen Sie zum Punkt Dateityp: LDIF.

4. Im Dropdownmenü von Dateityp: steht Ihnen nun der Menüpunkt Tabulator getrennt zur Verfügung. Diesen wählen Sie aus.

5. Danach geben Sie einen beliebigen Namen für die Adressliste ein und wählen einen Speicherort aus.

6. Am Speicherort liegt eine Datei IhrausgewählterName.txt

Öffnen Sie diese Datei ruhig durch Doppelklicken - aber bitte nicht mit Word, sondern nur mit dem Texteditor. Sie verlieren ansonsten evtl. ihre Formatierungen.

Sie sehen nun halbwegs untereinander sämtliche Adressen unter der jeweiligen Überschrift (Name...E_mail-Adresse...).

Das ist genau die Grundlage einer Tabelle. Das Tabulatorzeichen entspricht jeweils dem Anfang einer neuen Zelle bzw. Spalte.

Die Wörter müssen nicht exakt untereinander stehen. Beim Auslesen wird von oben links Reihe für Reihe in Excel oder Word ausgelesen. In der ersten  Reihe sind wieder die Überschriften der Spalten , die im Zieldokument als Überschriften der Seriendruckfelder dienen.

In der zweiten Reihe wird der Text bis zum ersten Tabulator (mehrere Leerzeichen) der ersten Spaltenüberschrift in der ersten Reihe zugeordnet. Danach der zweite Wert der zweiten Spaltenüberschrift der ersten Reihe bis zum nächsten Tabulator und immer so weiter. Danach in der nächsten Reihe dasselbe Spiel....

Ab jetzt ist es wirklich easy für Sie:

In Word 2007 gehen Sie in die Registerkarte Sendungen, Empfänger auswählen und vorhandene Liste auswählen. Dann suchen Sie den Pfad zur IhrausgewählterName.txt (alle Datenquellen sollte rechts unten im Auswahldialog stehen - ansonsten diesen Punkt im Dropdownmenü suchen).

Danach haben Sie wieder im Dateimenü in derselben Registerkarte Sendungen den Menüpunkt Seriendruckfeld einfügen. Im Dropdownmenü sind nun alle Überschriften eingetragen und können beliebig im Dokument durch Auswahl mit linker Maustaste am Schreibmarkenpunkt im Dokument eingefügt werden. Weitere Ausführungen entnehmen Sie bitte den vorherigen Kapiteln.

In Excel 2007: In die Registerkarte Daten, externe Daten abrufen und im Dropdownmenü aus Text wählen. Dann öffnet sich der Suchdialog - übrigens gehen auch *.csv Dateien (interessant für andere E-Mail-Programme...) - und die Daten können dann eingefügt werden...Der Export von Excel in Word wurde in den vorherigen Artikeln ausführlich beschrieben.

Der Sternenhimmelstuermer empfiehlt wieder den Weg über Excel - das ist aber wie gesagt Geschmackssache.


Damit endet diese Abhandlung definitiv. Vielleicht erfolgt noch eine über Datenbanken. Aber das sind im Prinzip auch nur Tabellen mit Spaltenüberschriften...

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