81.
Mit Excel eine Umfrage von einem Worddokument auswerten
(Formularauswertung eines Word-Dokumentes mit Excel)
Eigentlich
ruht diese Seite, aber da die Sternenhimmelstuermerseite das
öffentliche Gedächtnis von Manfred Thiele ist, wird diese Problemlösung
dokumentiert - einfach um schnell wieder auf meine Aufzeichnungen
zugreifen zu können.
Viele Stimmen propagieren
Profiprogramme zur Gestaltung von Umfragebögen. Für den Amatuer zu
teuer und mit Word und Excel kommen Sie fast so schnell ans Ziel, ohne
Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.
Damit
diese Abhandlung nicht zu sehr ausufert, nur die notwendigen
grundlegenden Arbeitsschritte - die Auswertung in Excel wird hier eher
stiefmütterlich behandelt, da mit der Beantwortung der Frage, wie die
Daten aus Word exportiert werden und in Excel aufbereitet importiert
werden, alle weiteren Fragen für Sie geklärt sein dürften.
Gerade
für Studenten eine schöne Möglichkeit, eindrucksvoll schnell eine
saubere Umfrage in Word zu konzipieren (macht sich im Anhang einfach
besser und ist richtig gemacht mit einem minimalen Mehraufwand
verbunden).
Inhaltsangabe
Schnelldurchlauf
in sechs Schritten
Exkurs: Anlegen
von Formularfeldern
Schnelldurchlauf
in sechs Schritten
1. In
Word erstellen Sie ein Formular.
Die
Formularelemente finden Sie in der Registerkarte Entwicklertools.
Die
Ansicht muss in den Wordoptionen
aktiviert werden (Officesymbol -
Word-Optionen
- Entwicklerregisterkarte
in der Multifunktionsleiste anzeigen aktivieren (in Häufig verwendet,
automatisch erste Ansicht auf rechter Seite).
Mit Hilfe der
Steuerelemente - Sie verwenden im Dropdownmenü die erste Reihe der
sogenannten Legacy-Formulare-Felder
- erstellen Sie die Ausfüllfelder (Kombinatinsfelder,
Textfelder
usw.). Nur der Text dieser Felder wird später als Textdokument
gespeichert und ist die Grundlage der Auswertung mit Excel. Ansonsten
können Sie den Umfragebogen mit allen Formatierungsmöglichkeiten mit
Word frei gestalten und beliebigen Text verwenden.
Am
Ende der Bearbeitung wird das Dokument geschützt (Registerkarte: Entwicklertools
- Button: Dokument
schützen) und ist dann nicht mehr bearbeitbar, aber
ausfüllbar.
Ein Assistent öffnet sich auf der
rechten Seite: Punkt 1 kann man vergessen.
Punkt
2: Nur
diese Bearbeitung im Dokument zulassen ein Häkchen setzen.
Danach darunter im nun aktivierten Dropdownmenü Ausfüllen von Formularen
auswählen.
Unter Punkt 3 ist nun der Button: Ja, Schutz nun verwenden
aktiv. Diesen aktivieren Sie.
Im letzten Schritt
wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie nun ein Password eintragen
und die Wiederholung des Passwords im nächsten Feld verlangt wird.
Hinweis:
Das Dokumentenschutzmenü ist manchmal ein wenig eigenwillig und ist
nicht aktivierbar. Schließen Sie dann einfach das fertigerstellte
Dokument und öffnen Sie es erneut. Nach dem nächsten Start wiederholen
Sie den oben beschriebenen Weg. Der klappt dann zu 100 %.
Das
Ergebnis wird gespeichert. Danach versenden Sie das Formular an
beliebig viele Menschen zum Ausfüllen.
2. Danach
bekommen Sie das ausgefüllte Formular zurück, wenn der Befragte nicht
vergisst die Änderungen im ausgefüllten Dokument zu speichern.
3.
Öffnen Sie das ausgefüllte Formular. Dann setzen Sie in den Wordoptionen
(auf das Officesymbol
oben links klicken und ganz am Ende des Dialogfelds) unter
dem Button:
Erweitert (linke Seite im Dialogfeld) ein Häkchen unter
dem Menüpunkt Genauigkeit
beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten bei Formulardaten als durch
Trennzeichen getrennte Textdatei speichern ein Häkchen und
bestätigen mit OK.
Danach gehen Sie in das Officemenü und rufen wie gewohnt das Speichern unter Menü
auf. Im Dialogfenster des Speicherdokumentes vergeben sie einen
beliebigen Namen. Wichtig: Belassen Sie die Ausgabe als .txt, also
ordinäres Textdokument, dass Sie gerne mt einem Editor öffnen können.
Das
sieht dann in der Art so aus:
1;"test";"wtzhzuj"
1 ist die
Antwort auf ein aktiviertesKontrollkästchen; 0 bei einem
deaktivierten Kästchen
test war die
Antwort auf ein Textfeld
wtzhzuj war
die Antwort aus einem Kombinationsfeld (das ist vielleicht ihnen als
sichtbares/ausgewähltes
Dropdownmenüfeld eher ein
Begriff...)
;
Ist das Trennzeichen, nach dem Text in Anführungsstrichen
oder eine Zahl (1) bei positiver Beantwortung auf ein aktiviertes
Kästchen steht.
" sind
Texterkennungszeichen, in denen Text steht, das lösen Sie dann in Excel
mit der Übernahme auf. In jeder Zelle wird jeweils ein Teil der
Auswertung stehen. Wie gesagt. Das ist das undokumentierte pure
Auswertungsergebnis, ohne den übrigen Text.
4. Die
gespeicherte Textdatei ist nun für Excel lesbar.
Fakultativ
können Sie mehrere Fragebogen, die Sie auf diese Weise erstellt haben
mit einer Batchdatei zusammenfassen. Deshalb sollten Sie die Datensätze
der Fragebögen unterschiedlich beim Abspeichern benennen
(durchnumerieren oder Eingangsdatum versehen), damit dieTextdokumente
sich nicht gegeneinander Überschreiben.
So was in
der Art :
copy
*.txt auswertung.txt
Einfach ein
Textdokument mit dem o. a. Text speichern, im Ordner mit den
Auswertungstexten plazieren und in beliebigennamen.bat
umbenennen (Denken Sie daran, dass auf ihrem PC die Anzeige im Menü: Extras - Ordneroptionen-
Registerkarte
Ansicht - Erweiterungen
bei bekannten Dateitypen ausblenden - deaktiviert sein
muss, um die Datei umbenennen zu können...).
Das Öffnen des
Auswertungsdokumentes ist easy. Öffnen Sie Excel.
Danach
Öffnen Sie das Textdokument mit dem Datei öffnen
Dialog im Officefeld. Vergessen Sie nicht, im Öffnendialog im zweiten
Dropdownfeld neben Dateiname
alle Dateien auszuwählen, da Excel ihnen sonst keine
Textdokumente anzeigt. Ist ja auch in der Regel sinnvoll andere
Dokumente auszublenden, aber in diesem Fall ein beliebter Fehler für
den User...).
Nach dem Öffnen meldet sich
automatisch ein Textkonvertierungsassistent. Im ersten Feld sollte
standartmäßig getrennt
aktiviert sein.
Unten ist eine kleine Vorschau. Da soweit alles hübsch ist, wählen Sie
nun den Button Weiter.,
um in das nächste Dialogfenster zu gelangen.
Bei Trennzeichen wählen
Sie nun Semikolon
aus und entfernen das andere Häkchen bei Tabstopp oder
anderen Trennzeichen.
Als Texterkennungzeichen
sollten Anführungszeichen "
eingetragen sein. Im Vorschaufenster sehen Sie wieder das Ergebnis
angezeigt
und betätigen wieder den Button weiter.
Im letzten
Fenster können Sie die Einstellung Standard behalten. Profis können die
einzelnen Spalten ein wenig filigraner bearbeiten. In der Regel reicht
Ihnen Standart für Text, Datum und Zahlen aus. Nach fertigstellen wird
der Text importiert.
Sie haben alles in einer Reihe in der
Reihenfolge wie Sie die Fragen in Word gestellt haben.
Am
Ende speichern Sie das Dokument als normale Excelarbeitsmappe ab
Wie
importiere ich einen weiteren Datensatz?
Markieren Sie
die die erste Reihe nach ihrem letzten Eintrag. Gehen Sie in die
Registerkarte Daten,
Menüpunkt Externe
Daten abrufen und auf das Symbol aus Text. Das
Dialogfenster zur Suche des Dokumentes öffnet sich wieder und Sie
wählen das Dokument aus. Der Textkonvertierungsassistent
öffnet sich wieder und weiter geht es wie oben beschrieben...
Das
ist übrigens die gleichzeitig Alternative Methode zum Einfügen für auch
leere Dokumente. Nur der Vollständigkeit halber wurde auch die erste
Methode beschrieben.
Sollten Sie eine Batch benutzt
haben, so stehen die Ergebnisse automatisch untereinander. Ein
Zeilenumbruch wird dadurch erzwungen, in dem man im Textdokument nach
einem Semikolon die Eingabetaste/Returntaste betätigt. Die neue Zeile
ist auch für Excel eine neue Zeile.
Bei gleichen
Formularen ist die Spaltenzahl - also die Anzahl der abgetrennten
Bereiche durch Semikolons gleich. Deshalb stehen die Ergebnisse auch
untereinander richtig.
5. Danach Werten Sie den Text
in Excel aus: Sie haben nun eine Tabelle, die Sie mit Formeln wie
ZählenWenn und Summe relativ leicht auswerten können. Ein
6.
Ein hübsches Diagramm zur Verdeutlichung erstellen (ein einfaches
Säulendiagramm in zwei D ist übersichtlicher als dieser Ganze 3-D
Schnickschnack...)
Für Fortgeschrittene ist die
Abhandlung beendet - für Anfänger wie immer ein paar Details mehr:
Exkurs: Anlegen von Formularfeldern
Das
Anlegen von Formularfeldern ist keine Hexerei und wird im sogenannten
Entwurfsmodus durchgeführt, der bis zum Schützen des Dokumentes erstmal
aktiviert ist.
Wie Sie die Registerkarte
Entwicklertools über die Wordoptionen aktivieren, wurde im Punkt 1 des
Schnelldurchlaufes hinreichend erklärt. Auch das Sie in den
Steuerelementen nur die Legacyformulare im Dropdownfeld verwenden
sollten wurde bereits angesprochen.
Hier also
ergänzende Bemerkungen zu den Formularfeldtypen und deren Bearbeitung
in den Eigenschaften nach Reihenfolge zu den wichtigsten Feldern:
1.
Textfeld: Nach dem Einfügen des Textfeldes am Schreibmarkenpunkt
klicken Sie das Feld mit der rechten Maustaste an und wählen
Eigenschaten aus. Der Eigenschaftsdialog öffnet sich.
Unter
Typ haben Sie vom normalen Text, über Datum und Berechnung von Formeln.
Probieren Sie es einfach aus. Bei Datum müssen Sie dann auf das
Datumsformat achten, dessen Dropdownfeld dann ein vorgeschriebenes
Format beinhaltet. Das später für den Befragten zur verbindlichen Form
wird.
Bei Textfeldern ist es auch möglich, die
maximale Länge der Eingabe vorzugeben. Achten Sie ein wenig darauf,
dass freie Texte zwar zum guten Stil gehören, aber eine Auswertung mit
Excel sehr schwierig ist. In Verbindung mit einem SVerweis in der
Auswertungstabelle natürlich eine schöne Spielmöglichkeit - für Profis!
2.
Kontrollkästchen: Das klassische Kreuz beim Multiple Choice. Einfach,
genial, klassisch - Ausgabe als Zahl 0 für deaktiviert und 1 für
aktiviert. Die Summe der Einsen ergibt das Endergebnis in Excel. In den
Eigenschaften (rechte Maustaste) können Sie die größe des Feldes
anpassen. Mehr gibt es dazu einfach nicht zu sagen.
3.
Kombinationsfeld: Mit leichtem Aufwand verbunden, aber für Statistik
hundert mal mehr geignet als ein dämliches Textfeld. Es führt hier kein
Weg am Eigenschaftsmenü (rechte Maustaste - Eigenschaften) vorbei.
Im
Feld Dropdownelement fügen Sie - um im Sprachgebrauch zu bleiben - ein
Dropdownauswahlfeld hinzu (Element).
Sie können dieses auch
für sich als Alternative zum Kontrollkästchen verwenden, in dem Sie als
Auswahl ja, dann Eingabetaste oder Button Hinzufügen betätigen dann ja
und z. B. weiß nicht einfügen. Die Reihenfolge können Sie hinterher
bestimmen.
Hinweis: Es ist am Besten als erstes
bitte auswählen oder ähnliches einzutragen. Viele Befragte machen sich
sonst nicht die Mühe ein Feld auszuwählen und lassen den ersten Eintrag
einfach stehen. Das manipuliert.
Die klassische
Auswertungsformel ist ZähleWenn in Excel:
Beispiel:
=Zählewenn(A3:A6;"ja")
= Einleitung
für Formel
Zählewenn()
Formelkörper
A3:A6
Zellbereich, in dem die Zellen stehen, die zu überprüfen sind, also in
diesem Fall die Zellen A3, A4,A5 und A6
"ja" Ist das
Suchwort, welches in Anführungszeichen gesetzt werden muss - Verstehen
Sie jetzt die Syntax bei der Übertragung der Auswertungsergebnisse in
das Textdokument!?
Zum Abschluss noch
ein Tipp bezüglich der Verwendung der Felder insgesamt. Ein kleiner Mix
ist nicht schlecht. Nicht mehr als 10 Fragen - alles andere überfordert
die Befragten. Nicht die Quantität der Fragen, sondern die Qualität ist
maßgeblich. Die Quantität der Befragten machen das Ergenis erst valide.
Mit 1000 befragten ist schon viel erreicht...
Fazit:
Das Erstellen eines Formulars von Word und Excel dürfte dank dieser
Anleitung für Sie ein Kinderspiel sein. In Foren wird immer auf die
Unmöglichkeit bzw. auf leichtere Alternativen verwiesen
(Profiprogramme, Makros oder ganz in Excel...). Das ist einfach
unnötig, da es mit relativ wenig Aufwand möglich ist, Datenmengen in
beliebiger Größe zu verarbeiten.